ワードのハガキ宛名印刷用住所録をエクセルで作成する方法 |
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ワードのハガキ宛名印刷の差し込みデータにエクセルファイルを指定する場合、ワードの書式に合わせて作っておくとスムーズに行きます。以下、その方法を解説します。なお使用ソフトはExcel 2000/2002/2003、WindowsはXPです。 |
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(1)エクセル(Excel)を起動し、A1〜N1に下記の項目を入力します。 氏名 フリガナ 連名 会社 部署 役職 郵便番号 住所_1 住所_2 住所_3 電話番号 FAX番号 電子メール_アドレス 備考 注:漢字以外は全て半角にして下さい。 |
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(2)マウスを右図の位置に持って行き、クリックします。 |
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(3)フォントをMS ゴシックにサイズを12にします。 (MS ゴシックは等幅フォントなので文字数を数え易いため) |
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(4)全てのセルが選択されたまま、「書式/行/高さ」を選択し、「18」を入力します。 |
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(5)列番号「A」の上をクリックします。 |
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(6)「書式/列/幅」を選択し「14」を入力します。 |
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(7)同様にB=13、C=7、D=E=F=4、G=9、H=32、I=32、J=7、K=18、L=18、M=24、 N=40 に設定します。 ※これらの設定では「住所_1」と「住所_2」の最大文字数は16文字です。 ※「住所_3」は使用しません。「住所_1」と「住所_2」の32文字以内で住所を作成します。 ※エクセルのワークシートの中に使用しないフィールド(項目)があるのは、ワードでエラーメッセージを出させない処置です。 |
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(8)行番号「1」の上をクリックします。 |
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(9)「中央揃い」をクリックします。 |
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メニューでは「書式/セル/配置/横位置/中央揃い」 |
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(10)列番号「A」・「C」・「H」・「I」・「N」を同時に選択し、「データ/入力規則/日本語規則」をクリックします。(Ctrlを押しながらクリックして選択) |
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(11)「日本語入力」を「ひらがな」にします。 |
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(12)同様に列番号「B」を「半角カタカナ」に、列番号「G」・「K」・「L」・「M」を「オフ(英語モード)にします。 |
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(13)データの入力 |
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(a)「氏名」、「フリガナ」、「連名」(必要に応じて)、「郵便番号」の順に入力します。 |
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(b)「住所_1」で日本語IMEを「般」から「人名/地名」に変更します。 (Windows98 IMEは変更の必要がありません。) (c)左の郵便番号と同じ数字を全角で入力します。 |
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(d)変換キー(スペース)を押して住所に変換させます。 |
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変換されたところ |
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(e)続けて残りの住所を入力します。 もし17文字以上になる時は区切りの良い所で「住所_2」にまわします。 (セルの枠一杯が16文字になる様に設定しています。) |
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都道府県名を印刷しない時の対処 |
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変換されたら一度、「Enter」を押して編集モード゙にします。そして「Home」キー(又は左方向キー)を押して住所に先頭にカーソルを移動します。 そして都道府県名を削除します。 (編集モード時、「End」キーは文字の最後に移動します。) |
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(f)「名」から「般」に替え、他の項目を入力します。 (g)次の人を同様な方法で入力します。 |
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(14)入力が終わったらMy Documentsに「はがき住所録」と言うファイル名で保存します。 |
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参考:下記のウィザードを使うと郵便番号をまとめて一気に住所変換できます。 |
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郵便番号変換ウィザード (Microsoft Excel 2000/2002/2003用) 利用するには(a)Excelで「ツール/ウィザード/郵便番号変換」を選択 |
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(b) |
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(c) |
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(d) |
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が出たらワークシート上の郵便番号のセルを範囲選択する。 |
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(e) |
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セルG2からG17を選択した場合 |
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(f) |
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住所を出力するセル範囲のテキスト枠をクリックしたら(e)と同様
この時は出力したい最初のセルだけの選択でも良い |
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(g) |
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(h) |
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