ワードのハガキ宛名印刷用住所録をエクセルで作成する方法

ワードのハガキ宛名印刷の差し込みデータにエクセルファイルを指定する場合、ワードの書式に合わせて作っておくとスムーズに行きます。以下、その方法を解説します。なお使用ソフトはExcel 2000/2002/2003WindowsXPです。

(1)エクセル(Excel)を起動し、A1N1に下記の項目を入力します。

氏名 フリガナ 連名 会社 部署 役職 郵便番号 住所_1 住所_2 住所_3

電話番号 FAX番号 電子メール_アドレス 備考

注:漢字以外は全て半角にして下さい。

(2)マウスを右図の位置に持って行き、クリックします。

(3)フォントをMS ゴシックにサイズを12にします。

MS ゴシックは等幅フォントなので文字数を数え易いため)

(4)全てのセルが選択されたまま、「書式/行/高さ」を選択し、「18」を入力します。

(5)列番号「A」の上をクリックします。

(6)「書式/列/幅」を選択し「14」を入力します。

 

(7)同様にB=13C=7D=E=F=4G=9H=32I=32J=7K=18L=18M=24

   N=40 に設定します。

※これらの設定では「住所_1」と「住所_2」の最大文字数は16文字です。

※「住所_3」は使用しません。「住所_1」と「住所_2」の32文字以内で住所を作成します。

※エクセルのワークシートの中に使用しないフィールド(項目)があるのは、ワードでエラーメッセージを出させない処置です。

(8)行番号「1」の上をクリックします。

(9)「中央揃い」をクリックします。

メニューでは「書式/セル/配置/横位置/中央揃い」

10)列番号「A」・「C」・「H」・「I」・「N」を同時に選択し、「データ/入力規則/日本語規則」をクリックします。(Ctrlを押しながらクリックして選択)

11)「日本語入力」を「ひらがな」にします。

12)同様に列番号「B」を「半角カタカナ」に、列番号「G」・「K」・「L」・「M」を「オフ(英語モード)にします。

13)データの入力

a)「氏名」、「フリガナ」、「連名」(必要に応じて)、「郵便番号」の順に入力します。

 

b)「住所_1」で日本語IMEを「般」から「人名/地名」に変更します。

Windows98 IMEは変更の必要がありません。)

c)左の郵便番号と同じ数字を全角で入力します。

d)変換キー(スペース)を押して住所に変換させます。

変換されたところ

e)続けて残りの住所を入力します。

  もし17文字以上になる時は区切りの良い所で「住所_2」にまわします。

  (セルの枠一杯が16文字になる様に設定しています。)

都道府県名を印刷しない時の対処

変換されたら一度、「Enter」を押して編集モード゙にします。そして「Home」キー(又は左方向キー)を押して住所に先頭にカーソルを移動します。

そして都道府県名を削除します。

(編集モード時、「End」キーは文字の最後に移動します。)

f)「名」から「般」に替え、他の項目を入力します。

g)次の人を同様な方法で入力します。

14)入力が終わったらMy Documentsに「はがき住所録」と言うファイル名で保存します。

参考:下記のウィザードを使うと郵便番号をまとめて一気に住所変換できます。

郵便番号変換ウィザード (Microsoft Excel 2000/2002/2003用)

利用するには(aExcelで「ツール/ウィザード/郵便番号変換」を選択

b

c

d

が出たらワークシート上の郵便番号のセルを範囲選択する。

e

セルG2からG17を選択した場合

f

住所を出力するセル範囲のテキスト枠をクリックしたら(e)と同様

 

この時は出力したい最初のセルだけの選択でも良い

g

h

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